İçindekiler
Sekreter Ne Demek?
Sekreter, bir kurum veya işletmede yönetici ya da birimlerin iş süreçlerini organize eden, ofis içi iletişimi sağlayan ve idari işlemleri yürüten kişidir. Genellikle telefon trafiğini yönetmek, randevuları düzenlemek, evrakları arşivlemek ve yazışmaları hazırlamak gibi görevler üstlenir. Sekreterlik; dikkat, düzen, iletişim becerisi ve organizasyon yeteneği gerektiren çok yönlü bir meslektir.
Günümüzde klasik anlayıştan farklı olarak modern sekreterlik; sadece yöneticiye çay-kahve sunmakla değil, iş takvimi oluşturmak, toplantı planlamak, ofis malzeme yönetimi yapmak gibi profesyonel idari işler ile de özdeşleşmiştir.
Sekreter Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Sekreterlerin görev tanımı, bulundukları sektöre ve çalıştıkları pozisyona göre çeşitlilik gösterse de genel sorumluluklar şunlardır:
- Telefon aramalarını karşılamak ve gerekli yönlendirmeleri yapmak,
- Yönetici ya da departmanın günlük takvimini organize etmek,
- Toplantı ve seyahat programlarını düzenlemek,
- Evrakları yazmak, düzenlemek, dosyalamak ve arşivlemek,
- Gelen-giden posta, kargo ve e-postaları takip etmek,
- Ziyaretçileri karşılamak ve bilgilendirmek,
- Ofis malzemelerinin tedarik ve stok kontrolünü yapmak,
- Gizlilik gerektiren bilgileri özenle korumak.
Bazı sekreterler aynı zamanda muhasebe işlemlerine destek verebilir veya insan kaynakları süreçlerinde evrak düzenleyebilir. Özellikle ofis düzeninin sağlanmasında ve yönetim desteğinde önemli bir rol oynarlar.
Sekreter Olmak İçin Hangi Eğitimi Almak Gerekir?
Sekreter olmak için genellikle en az lise mezuniyeti şartı aranır. Ancak mesleki anlamda donanım kazanmak için bazı eğitimler ve bölümler tercih edilebilir:
- Meslek liselerinin Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümleri,
- Meslek yüksekokullarının Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı programları,
- Halk eğitim merkezlerinde ve özel kurumlarda verilen sekreterlik kursları,
- MS Office programları, daktilografi, diksiyon, iletişim teknikleri gibi destekleyici eğitimler.
Bu eğitimler sayesinde sekreterlik mesleğinde kullanılan araçlar ve iş süreçleri hakkında bilgi sahibi olunur, ayrıca iş bulma şansı da artar.
Sekreter Olma Şartları Nelerdir?
Sekreter olarak çalışmak isteyen kişilerde genellikle şu nitelikler aranır:
- En az lise mezunu olmak (tercihen ilgili bölümlerden mezun),
- İyi derecede bilgisayar bilgisi ve klavye hâkimiyeti,
- Güçlü iletişim ve temsil yeteneği,
- Diksiyonu düzgün olmak ve iyi bir hitabet becerisine sahip olmak,
- Düzenli, planlı ve zaman yönetimi konusunda becerili olmak,
- Gizliliğe önem vermek ve iş disiplini yüksek olmak.
Bazı pozisyonlarda yabancı dil bilgisi, muhasebe bilgisi ya da sekreterlik tecrübesi gibi ekstra özellikler de tercih sebebi olabilir.
Sekreter Çalışma Koşulları
Sekreterler genellikle ofis ortamında çalışır. Gün boyu masa başında, bilgisayar ve telefon kullanımıyla geçen bir süreç söz konusudur. İş temposu zaman zaman artabilir; özellikle yönetici ajandası yoğun olan sekreterler, stresli durumlarla başa çıkabilmelidir.
Çalışma saatleri genellikle haftalık mesai düzenine göredir. Ancak üst düzey yöneticilere sekreterlik yapan kişilerde esnek mesai saatleri görülebilir. İş, detaylara dikkat etmeyi ve çoklu görevi aynı anda yönetebilmeyi gerektirir. Bununla birlikte fiziksel yükten ziyade zihinsel yük ve dikkat gerektiren bir iştir.
Sekreter Mesleğinin Özellikleri
İyi bir sekreterde bulunması gereken temel kişisel ve mesleki özellikler şunlardır:
- Organizasyon yeteneği: Takvim, toplantı, randevu ve belge düzeni gibi işlerde başarılı olmak,
- Güçlü iletişim becerileri: Telefon, yüz yüze ya da e-posta üzerinden etkili iletişim kurmak,
- Dikkat ve titizlik: Evrak ve bilgi takibinde hata yapmamak,
- Gizlilik bilinci: Kurumsal ya da kişisel bilgileri koruyabilmek,
- Teknolojiye uyum: Ofis yazılımlarını, yazıcı, tarayıcı gibi cihazları kullanabilmek.
Ayrıca, temsil yeteneği kuvvetli, güler yüzlü ve çözüm odaklı yaklaşım sergileyen kişiler bu meslekte daha başarılı olur.
Sekreter Hangi Sektörlerde Çalışır?
Sekreterler hemen her sektörde istihdam edilebilir. Özellikle ofis ortamı olan kurumlar, şirketler ve kamu kuruluşlarında görev alabilirler. Başlıca sektörler şunlardır:
- Sağlık sektörü: Hastane, klinik, diş polikliniği gibi sağlık birimlerinde hasta kayıt ve randevu işlemleri,
- Eğitim sektörü: Okul sekreterliği, öğrenci işleri ofisleri,
- Hukuk büroları: Avukatların ajanda ve dosya takibi,
- Özel şirketler: Yönetici asistanlığı, ofis sekreterliği, ön büro görevleri,
- Kamu kurumları: Belediyeler, müdürlükler, bakanlıklar vb. devlet dairelerinde sekreterlik pozisyonları.
Deneyim kazanan sekreterler zamanla yönetici asistanı, idari işler sorumlusu gibi daha üst düzey pozisyonlara geçiş yapabilirler.